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在日企中应该如何接打电话

前不久,一个朋友打电话来,抱怨自己的工作,说自己只不过用公司的电话给男朋友打了个电话,就被一个日本上司批评了。因此,她心里很不舒服。她的心情我也可以理解,曾在日企中工作过的我,也曾遇到过同样的问题。在我们看来很合乎情理的事情,而在日本人看来就觉得不可思议。这可能就是所谓的文化差异了。尽管只是一个小小的电话事件,就能引起摩擦。

所以,今天我不得不谈一下,在日系企业中应该如何接打电话的问题了。

一、打电话

1.切忌用公司电话打私人电话切忌用公司电话拨打私人电话,特别是打时间较长的电话。

如果确实有很重要的事情,而自己的手机又没电时,可以用公司电话打给对方,说明原因,再约时间,也可以麻烦对方打过来。但如果确实情况紧急时,要力求谈话简明扼要。

2.打电话要内容确切、简洁在打电话之前,一定要想清楚,做好充分的准备,想好要说的事情。

如果事情太多,则应该事先做好笔记,不要抓起电话语无伦次,造成不必要的浪费。因为在公司工作的人应该有成本意识。

那么,应该准备些什么呢?

(1)把需要说的事情按照顺序记录下来,按照 5W1H 把事情归纳并事先记录下来,这样打电话时就可以避免语无伦次了。

(2)手边应该准备相关资料,以避免在打电话过程中,当对方提到相关文件或资料的数据时,措手不及了。

(3)事先应该确认对方的公司名、所属部门、姓名、电话号码,这样才不至于打错电话。

而万一打错了时,应该立即向对方说“对不起”。打电话时,一般情况下,左手拿话筒,右手拨打,手边备有纸笔。接通电话,当对方自报家门后,打的一方应立即报出自己的公司和姓名。

如“我是××的××,我想找一下××”。

而当对方没有报名字时,由打电话方自报,然后再询问对方,这是一般的礼仪。此外,在进入正题前要先向对方致谢,如“承蒙您一直关照我,实在是不好意思”这样的话语。

此外,电话旁最好不要放水杯,以防止电话绳造成水杯打翻而损坏到文件资料。

最后,确切、简洁是电话交谈的要点,切忌冗长无要点。

3.注意打电话的时间一般情况下,要考虑打电话的时候对方是否在休息或者是有事在忙。

而当确实有重要的事情,必须在深夜或者是假期跟对方联系时,千万不要忘记说致歉的话。

如“实在对不起,这么晚了还打搅您”“实在不好意思,休息日还麻烦您,可是这个事情很急,所以…”之类的话。

4.挂电话时通话结束前,应该再次向对方确认约定的事情和结论,在得到对方确认后,方可结束通话。

不可未经对方同意就单方面做出决定,从而引起不必要的纠纷。此外,谁先挂电话这个问题也很重要的礼仪。一般情况下,打电话的人负有结束通话的责任,所以应该由打的一方挂断。

但是,在日系企业的商业圈里,特别强调人际关系和协作关系,所以新人打时,最好还是请对方先挂,这样对方会觉得你很有礼貌,从而对你以后的工作是会有所帮助的。

二、接电话

公司员工接电话的水准,直接关系到公司的形象,特别是从事文秘职业的朋友们,应该更注意到这一点。如果您是作为公司的前台接待,就更应该注意下电话礼仪了。当电话那头传来明亮且彬彬有礼的话语时,一定会给人产生好感,并因此提高公司在其心目当中的形象。而当一个低沉的、不耐烦的声音传来时,一定会让人对该公司的形象有所怀疑,影响公司形象。

因此,学会接电话关乎到公司的形象,一定要特别注意。

1.要立即接电话

当电话铃响三声时接起来比较好。如果电话一直响,一方面会吵到自己,妨碍自己正常的工作,同时也会影响到周围的同事。而当自己确实手头很忙,在第三声铃声后接起的电话,应该首先向对方说一句“对不起,让您久等了”,这样才比较有礼貌。此外,在公司接电话,不要说“喂、喂”,而应该说“您好,这里是××公司××部”“××公司××部,您好!”。

同时,应准备好纸笔,准备记录对方所说事情。

2.不要忘记说感谢的话当对方说出“我是××公司的××”时,即使与他不相识的也要说一句“承蒙您一直以来的关照”,这不是假,是礼仪。

在商业圈内,都是互相照顾,互相发展,所以相互感谢是改善个人关系乃至公司客户关系的重要一项礼仪。

3.做好及时确认

当对方报过姓名后,自己没听清时,必须及时向对方确认“不好意思,麻烦您再说一遍好吗?”通话过程中,一边记录一边问话,根据5W1H 正确记录公司名称、相关人员姓名、时间、地点、
事情、理由等。

在谈正事时,当对方发音不清楚或者自己没听清楚的时候,更要礼貌地再问一次“麻烦您再说一次可以吗?不好意思”。

4.遇到自己无法处理的事情时在通话过程中当遇到自己无法处理的部分而需要别人接替时,应该向对方解释一下“对不起,我请负责这件事的人和您讲吧!请等一下,我把电话交给他!”

并简单地向接替自己的人交代一下事情的大致情况,不能莫名其妙地就把电话转给第二个人。

5.结束通话时

在通话差不多结束时,应该向对方再次确认本次通话的约定和结论等,把记录下来的内容向对方复述后,经对方确认后,向对方说“那么,请多关照,谢谢!”

并请对方先挂电话,当对方挂断电话后,自己再放下话筒。

6.遇到打错电话的情况时当遇到打错电话的情况时,不能接起来就说“打错了!”之后咔嚓一声挂掉电话。而应该这样说“这里是××公司××部,请问您找哪里?”。

如果自己知道,而且又在时间允许的范围内,应该把确切的电话号码告知对方。

要注意到,让对方记住自己公司的名称,不仅能给公司树立良好的形象,而且也是为公司作无偿宣传的绝好机会,可能会给公司的发展带来一些商机。

而相反地,如果粗暴地挂断电话,则会给公司的形象造成一定的负面影响,同时也会影响到对方的心情和自己的心情。因此,冷静、彬彬有礼地处理打错的电话无论对对方还是对自己,乃至对公司,都会带来帮助的。

当然,关于在日企中如何应对电话的礼仪,还有很多细小的内容。而只因笔者才疏学浅,只能结合自身经验,对笼统的电话应对作以总结。总而言之,在日企中,礼貌是很重要的。

凡事应以礼相待,多用感谢的话语和道歉的话语。这样,礼貌地电话应对,一定会对公司的良好形象有所帮助。

形象提升了,公司自然会更好地发展,自己也得到了好处,所以何乐而不为呢?希望本文对在日企中工作的朋友,特别是在前台做接待的朋友能有所帮助。